5 สิ่งสำคัญช่วย
กระตุ้นปลุกสมอง
ให้สร้างสรรค์

David Allen ผู้เชี่ยวชาญด้าน ‘Productivity’ และเป็นผู้อยู่เบื้องหลังการให้คำปรึกษาผู้บริหารในอเมริกาและประเทศต่าง ๆ ที่ได้รับการยอมรับในระดับโลก ได้พูดถึงวิธีช่วยเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ ด้วยแนวคิด 5 ขั้นตอนที่จะช่วยลดความยุ่งเหยิง ให้คุณบริหารจัดการชีวิต รวมถึงจัดระเบียบงานได้ดีขึ้น ทั้งยังมีที่ว่างให้กับการคิดหาไอเดียใหม่ ๆ ไว้ดังนี้

Capture รวมข้อมูลที่เข้ามาในแต่ละวันด้วยการ ‘จด’

ข้อมูลจาก Talking Business ในบทความที่ชื่อว่า ‘The Concept of Brain Management’ ระบุว่า แต่ละวันคนเรารับข้อมูลเข้ามามากเท่ากับหนังสือพิมพ์ 174 ฉบับ ทำให้สมองคอยเตือนเรื่องนั้นเรื่องนี้อยู่ตลอดเวลา เกิดภาวะ ‘Internal Distraction’ ทำให้ความคิดว่อกแว่กไปเรื่องนั้นเรื่องนี้อยู่ตลอด ซึ่งคนเราเกิดอาการแบบนี้ได้ประมาณ 500 ครั้งต่อวัน! ส่งผลให้ไม่สามารถโฟกัสกับสิ่งที่ต้องทำตรงหน้าได้ดีพอ วิธีที่ช่วยได้คืออย่าแค่จำว่าต้องทำอะไรบ้าง แต่ควรจดบันทึกโดยการรวบรวมความคิดเพื่อให้ไม่หลงลืม อาจต้อง Capture หรือใช้แอปพลิเคชัน Notability เพื่อช่วยในการจดจำโดยไม่ต้องมัวกังวลว่าจะลืม 

Clarify ตัดสินใจให้ชัดเจนว่าอะไรที่ต้องทำและต้องทำอะไรบ้าง

ขั้นตอนนี้ต้องตัดสินใจให้ชัดว่า ต้องทำอะไรกับข้อมูลที่ได้รับมาหรือเปล่า โดยอาจยังไม่ถึงกับต้องลงมือทำ แต่ต้องคิดให้จบในหัวว่า ถ้าต้องจัดการควรเริ่มต้นด้วยการทำอะไร และต้องคิดต่อให้จบด้วยว่า แล้วอะไรที่จะ ‘ไม่ทำ’ เพราะหากไม่คิดให้เสร็จให้จบ ทุกครั้งที่กลับมาเห็นอีเมลฉบับนี้ หรือข้อความที่เคยจดไว้ ก็ต้องกลับมาเริ่มคิดใหม่ด้วยการคิดซํ้าอีกว่า ‘ต้องทำอะไร’ เมื่อคิดได้แล้วให้จดไว้ในลิสต์ ซึ่งเป็นขั้นตอนข้อต่อไปคือ Organize

Organize จัดระเบียบ จัดกลุ่ม

หลังจากผ่านการคิดแล้วว่าจะทำอะไร ส่วนใหญ่มักเขียนเป็นคำสั้น ๆ เกินไป ทำให้ต้องเสียเวลามานั่งปวดหัวคิดซํ้า หรือเรียงลำดับความสำคัญในเรื่องเดิม ๆ อีก ถือเป็นการเปลืองพลังงานสมอง อย่าลืมว่าชีวิตคนเราไม่ได้มีแค่งานในออฟฟิศ เรายังมีเรื่องส่วนตัว งานบ้าน ครอบครัว หากคุณไม่มีระบบในการจดเรื่องเหล่านี้ สมองของคุณก็จะคอยเป็นกังวลตามไปด้วย ดังนั้นลองใช้แอปพลิเคชันหรือโปรแกรมบางอย่างที่ช่วย Track หรือแจ้งเตือนว่า มีงานอะไรบ้างที่ต้องทำ อะไรที่ทำเสร็จไปแล้ว อะไรควรทำวันนี้ หรืองานชิ้นต่อไปคืออะไร จะได้ไม่ต้องมาพะวง หรือเสียเวลาเริ่มต้นคิดเรื่องเดิม ๆ อีก โดยอาจจัดกลุ่มตามบริบทที่เหมาะสม  ซึ่งการมีเครื่องมือและระบบการจัดการงานที่ดี ก็จะทำให้เราสามารถเลือกทำงานได้อย่างเหมาะสมตามลำดับความสำคัญอีกด้วย

Reflect อัปเดตภาพรวมเพื่อ Rethink Recalibrate

งานแต่ละงานก็เปรียบเหมือนแผนที่ GPS ที่พาเราไปถึงที่หมาย ดังนั้นการหมั่นอัปเดตเส้นทางในแผนที่นำทางของเราให้ทันสมัยอยู่เสมอ ช่วยลดโอกาสที่เราจะหลงไปผิดเส้นทาง จนต้องเสียเวลาและอาจจะเสียการเสียงานได้ การทำงานก็เช่นเดียวกัน ต้องหมั่นตรวจสอบดูภาพรวม อาจจะสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้งว่า ที่ผ่านมามีงานอะไรบ้าง แล้วจัดสรรเวลาในการทำงานได้ลงตัวหรือไม่ เพราะนี่เป็นตัวแปรที่จะบอกว่าเรามีชีวิตสมดุลดีพอหรือยัง ถ้าดีพอแล้วก็จะได้รักษาการจัดสรรเวลานี้ต่อไป แต่ถ้าไม่ ก็จะได้ปรับปรุงแก้ไขด้วยการวางแผนการทำงานให้ดีขึ้นได้

Engage ลงมือทำอย่างมั่นใจ

เมื่อลิสต์งานที่ต้องทำทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว คุณก็จัดสรรได้หมดว่าจะทำงานนั้นที่ไหน เวลาใด ทำอย่างไร ให้เหมาะสมตามบริ9บทแวดล้อม และพลังงานร่างกายพลังสมองของตัวเองในตอนนั้น ๆ การทำเช่นนี้ทำให้คุณสามารถกำหนดการหยุดพัก เพื่อให้เป็นการพักผ่อนที่แท้จริงได้ด้วย แล้วคุณจะพบว่า การลงมือทำงานได้อย่างเหมาะสมถูกที่ ถูกเวลา และร่างกายมีความพร้อม มีผลต่อความ Productive และความ Creative มากขึ้น

ทั้ง 5 ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณมีระบบการทำงานได้ดีมากขึ้น สามารถจัดระเบียบสิ่งที่ต้องทำได้เป็นหมวดหมู่ ทั้งเรื่องงาน และเรื่องส่วนตัว เมื่อจัดการตัวเองได้ดีก็จะมองเห็นโอกาส รวมถึงช่องโหว่ของปัญหา และมีสติในการรับมือกับอุปสรรคต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้นจากความบรรเจิดของความคิดสร้างสรรค์ที่เกิดขึ้นอีกด้วย

Share