5 วิธี พิชิตเป้าหมาย ‘องค์กรไร้กระดาษ’

Grid Brief

ในยุควิกฤตโควิด-19 ที่หลายองค์กรให้พนักงาน Work From Home เป็นช่วงที่เหมาะสมในการพิชิตเป้าหมายการเป็น ‘องค์กรไร้กระดาษ’ (Paperless Office)
ประโยชน์ของการเป็น Paperless Office ไม่ได้แค่การช่วยประหยัดทรัพยากรเท่านั้น แต่ยังสร้างภาพลักษณ์การเป็นองค์กรสมัยใหม่ที่ใส่ใจสิ่งแวดล้อมด้วย
เริ่มจากการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของคนในองค์กรให้ “คิดก่อนปรินท์” และวางระบบการใช้ e-Documents, Smart Form, Digital Signature การสแกนเอกสารและจัดเก็บเป็นดิจิทัลไฟล์อย่างจริงจังและเป็นระบบ

ในช่วงที่หลายคนต้อง Work From Home จากวิกฤตโรคโควิด-19 นี้ ทำให้การทำงานย้ายมาอาศัยแพลตฟอร์มออนไลน์หรือแพลตฟอร์มดิจิทัล และ แอปพลิเคชันต่างๆ เป็นปัจจัยกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนจากองค์กรที่ทำงานผ่านระบบเอกสารและกระดาษไปสู่องค์กรไร้กระดาษ (Paperless Office) ได้เร็วขึ้น

เห็นได้ว่าหลายบริษัทได้หันมาใช้บริการ Cloud Service กันมากยิ่งขึ้น ในการจัดเก็บข้อมูล (Data Collection) เป็นระบบไฟล์ดิจิทัลแทน นอกจากนั้นยังเปลี่ยนมาอนุมัติงานหรือเซ็นเอกสารผ่านระบบ Digital Signature กันมากขึ้นด้วย

แต่ถ้าองค์กรไหนยังไม่รู้ว่าจะวางแนวทางเพื่อพิชิตเป้าหมายนี้อย่างไร เรามีเคล็ดลับที่ ‘ทำง่าย ได้ผลจริง’ มาบอกกัน

ถึงเวลาเปลี่ยนพฤติกรรมการปรินท์

บ่อยครั้งที่มักพบว่ามีกระดาษที่ถูกสั่งพิมพ์ออกมาจากเครื่องพิมพ์ค้างอยู่ในกระบะเอกสาร และสุดท้ายก็หาเจ้าของไม่ได้จนต้องถูกทิ้งลงถังขยะ นี่ถือเป็นพฤติกรรมที่เป็นปฏิปักษ์ต่อการเดินสู่ “องค์กรไร้กระดาษ” โดยสิ้นเชิง

ด้วยเหตุนี้ การปรับใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยสร้างจิตสำนึก ‘คิดก่อนปรินท์’ ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่หลายออฟฟิศนำไปใช้แล้วได้ผล ด้วยการบังคับให้ใส่รหัสผ่านในการสั่งพิมพ์เอกสาร และ ถ้าไม่มากดรับเอกสารที่เครื่องภายใน 24 ชั่วโมง คำสั่งพิมพ์นั้นก็จะถูกลบออกจากคิวงานพิมพ์ของเครื่องทันที วิธีนี้ช่วยลดค่ากระดาษต่อเดือนได้ถึงประมาณ 15 เปอร์เซ็นต์

เก็บหลักฐานทางการเงินในรูปแบบ e-Documents

ถึงเวลาแล้วเช่นกัน ที่จะเปลี่ยนวิธีการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ โดยเฉพาะหลักฐานทางการเงินในรูปแบบของ e-Documents หรือ e-Bills เช่น ใบแจ้งยอดธนาคาร เอกสารประกันภัย ค่าสาธารณูปโภคต่าง ๆ เพราะยุคนี้การชำระเงินได้ย้ายไปอยู่บนแพลตฟอร์มออนไลน์หมดแล้ว

กรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์

แม้ว่าปัจจุบันจะยังคงมีการกรอกแบบฟอร์มบนกระดาษอยู่ ทว่า บรรดาคนรุ่นใหม่ต่างนิยมและคุ้นเคยกับการกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (Smart Form) กันแล้ว ซึ่งในออฟฟิศหลายแห่งก็ได้ปรับให้พนักงานใช้แบบฟอร์มต่างๆ บนแพลตฟอร์มออนไลน์กันแล้ว ไม่ว่าจะเป็นใบลา ใบสั่งซื้อของแผนกจัดซื้อ ไปจนถึงใบสมัครงาน ถือเป็นอีกหนึ่งกุศโลบายที่ดีในการช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ และวิธีนี้ยังช่วยลดความซ้ำซ้อน และการรั่วไหลหรือสูญหายของข้อมูลหรือแบบฟอร์มสำคัญที่บริษัทต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานในรูปแบบของเอกสารแบบเดิมด้วย จึงถือว่าช่วยสร้างความปลอดภัยให้ข้อมูลสำคัญของออฟฟิศได้อีกทางหนึ่งด้วย

เปลี่ยนมาใช้ Digital Signature ดีกว่าเยอะ

การปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) นี้ ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยลดความยุ่งยาก เพิ่มความสะดวกในการทำธุรกรรม แถมยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วย เพราะยุคนี้เราสามารถลงนามเอกสารผ่านทางแอปพลิเคชันบนเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือแม้แต่สมาร์ตโฟนของแต่ละคนได้ นอกจากนี้ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยียังช่วยให้การใช้ระบบ Digital Signature มีความปลอดภัย จึงทำให้ทุกองค์กรสามารถบริหารจัดการธุรกรรมต่าง ๆ ได้รวดเร็วขึ้น ลดปริมาณการใช้กระดาษได้ไม่น้อยเลย

จัดระบบสแกนเอกสารและจัดเก็บเป็นดิจิทัลไฟล์

การจัดระบบสแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บในรูปแบบของดิจิทัลไฟล์ (Digital File) เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในหลากหลายด้าน เช่น ช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสาร ประหยัดพื้นที่จัดเก็บในออฟฟิศ แถมแบ่งปันเอกสารที่เป็นดิจิทัลไฟล์ได้ง่ายเท่านั้น แต่ยังมีส่วนช่วยดูแลสิ่งแวดล้อม ลดปริมาณการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ ไฟฟ้า ซึ่งล้วนช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์สู่ชั้นบรรยากาศโลกด้วย

ที่มา