ประสบการณ์
ชีวิตที่ต้องแต่ง
(กับ) งาน

หากนึกถึงชีวิตการทำงานตั้งแต่วันที่เริ่มงานจนถึงปัจจุบัน และมองข้ามไปถึงอนาคตในวัยเกษียณ ย่อมเห็นถึงความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นรอบตัว ทั้งวิถีการทำงาน สถานที่ทำงาน หัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน และแม้แต่ตัวเอง จากวิถีชีวิตปกติ (Normal Life) ไปสู่วิถีชีวิตใหม่ (New Normal) และวิถีชีวิตถัดไป (Next Normal) ซึ่งความเปลี่ยนแปลงนี้ย่อมส่งผลกระทบต่อพนักงานและองค์กรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

การพัฒนานวัตกรรม (Innovation) จึงมีความสำคัญและจำเป็นสำหรับหน่วยงานทั้งภาครัฐและภาคเอกชนในการรับมือกับความเปลี่ยนแปลงนั้น แม้ว่าโครงสร้างองค์กรของหน่วยงานภาครัฐจะซับซ้อน มีกระบวนการทำงานที่เป็นขั้นเป็นตอน และมีการแข่งขันเชิงการตลาดที่น้อยกว่าภาคเอกชนก็ตาม ทว่า ประชาชนเองก็มีความต้องการและความคาดหวังที่สูงขึ้นในงานบริการ ทำให้หน่วยงานภาครัฐต้องตระหนักถึงการเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน การบริหารจัดการความคุ้มค่าในงบประมาณ การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และที่สำคัญคือการผลักดันแนวคิดการดำเนินการรูปแบบใหม่เพื่อส่งเสริมให้เกิดการพัฒนานวัตกรรมภายในองค์กร

ด้วยเหตุนี้ การบริหารจัดการด้านบุคลากรขององค์กร (การสรรหา รักษา และพัฒนา) ถือเป็นตัวแปรสำคัญในการขับเคลื่อนให้เกิดการสร้างสรรค์นวัตกรรมองค์กรได้ การคัดเลือกพนักงานจึงเปรียบได้กับการเลือกคู่ชีวิตที่ต้องใช้การพิจารณาอย่างรอบคอบ เพื่อให้ทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นและมีความสุขจนถึงวันเกษียณอายุ ด้วยการ Finding the best hit, not the best one. บุคคลที่ผ่านการคัดเลือกไม่จำเป็นต้องเป็นคนเก่งที่สุดเสมอไป เพราะเรากำลังมองหาคนที่เข้ากับบริบทและวัฒนธรรมขององค์กรได้มากที่สุดต่างหาก แล้วจะตามหาคนคนนั้นได้อย่างไรกัน

ดูใจกันผ่านเทคโนโลยี

เทคโนโลยีในโลกยุคดิจิทัลช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นมาก กระบวนการทำงานด้านต่าง ๆ จึงเปลี่ยนแปลงไป รวมถึงการรับสมัครพนักงานด้วย องค์กรหลายแห่งสร้างเว็บไซต์สมัครงาน ทำให้ต่างฝ่ายต่างรู้จักกันในเบื้องต้น ผู้สมัครสามารถอัพโหลดข้อมูลส่วนตัว เอกสาร เช่น ประวัติการศึกษา วุฒิบัตร ผลงานรางวัลต่าง ๆ และแนะนำตัวผ่านคลิปวิดีโอเพื่อให้องค์กรได้รู้จัก ในขณะเดียวกันก็ทำความรู้จักองค์กรที่อยากร่วมงานได้จากคลิปวิดีโอที่บอกถึงรูปแบบการทำงานของหน่วยงานนั้น บรรยากาศในที่ทำงาน และธุรกิจขององค์กรนั้น วิธีนี้จะช่วยลดช่องว่างของความรู้สึก ‘สิ่งที่คิดกับสิ่งที่เป็น’ ได้

นวัตกรรมการพัฒนาระบบการสมัครงานนี้เป็นเหมือนการศึกษาดูใจเพื่อใช้ชีวิตคู่ร่วมกันของผู้สมัครงานกับองค์กร จากนั้นกระบวนการคัดเลือกที่เป็นเหมือนบททดสอบให้มั่นใจว่าการทำงานร่วมกันจะเป็นไปอย่างตลอดรอดฝั่ง โดยผ่านการทดสอบแบบออนไลน์และการสัมภาษณ์ที่ไม่จำเป็นต้องมาที่สำนักงานอีกต่อไป ส่วนการตรวจสอบคุณสมบัติของผู้สมัครจากเอกสารที่อัพโหลดส่งมา ก็มีเทคโนโลยีที่อ่านข้อความไฟล์เอกสารแล้วแปลผลเป็นตัวอักษรได้ ทุกอย่างสะดวกง่ายดาย เพียงเลือกคำสั่งอัพโหลด ดาวน์โหลด ประมวลผล แล้วก็คลิก ช่วยลดเวลาและขั้นตอนในการตรวจสอบเอกสารได้

ครองรักกันอย่างมีความสุข

พนักงานส่วนใหญ่ใช้เวลาทำงานวันละ 8 ชั่วโมง ซึ่งก็คือเวลา 1 ใน 3 ของแต่ละวัน ฉะนั้น เมื่อเข้ามาทำงานในองค์กร ก็เหมือนได้เป็นสมาชิกในครอบครัวเดียวกัน ทำอย่างไรให้อยู่ร่วมกันได้อย่างมีความสุข ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามาทำงานจนถึงวันเกษียณอายุ เช่นเดียวกับคู่ชีวิตที่ครองรักกันยาวนาน ตั้งแต่เป็นคู่ข้าวใหม่ปลามันจนถึงวันที่แก่เฒ่า

สำหรับองค์กรใหญ่ที่มีพนักงานมาก ต้องคำนึงถึงการอำนวยความสะดวกเพื่อให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ทุกที่ทุกเวลา เช่น การมีระบบสืบค้นหัวข้อ มีระบบอัจฉริยะถามตอบอัตโนมัติ (AI Chatbot) การรองรับการเข้าถึงการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคล และการนำเสนอขออนุมัติต่าง ๆ การบันทึกวันลา การสแกนใบหน้าเพื่อยืนยันตัวตนในการเข้าปฏิบัติงานผ่านระบบออนไลน์ได้ด้วยตนเอง (Employee Self Service) เป็นต้น หากมีการพัฒนาระบบให้สมบูรณ์และใช้งานได้จริง นอกจากช่วยให้การดำเนินการในองค์กรรวดเร็วมากขึ้นแล้ว ยังลดภาระงานของฝ่ายบุคคลในการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับพนักงานเพื่อนำเวลาไปคิดสร้างสรรค์งานอื่น นอกจากนี้ การมีระบบที่เข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ยังช่วยให้พนักงานใหม่ หรือพนักงานที่มีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งใหม่ที่อาจยังไม่คุ้นเคยกับเพื่อนร่วมงาน ไม่พลาดเรื่องสำคัญขององค์กร

ส่งเสริมกันและกัน

เมื่อพนักงานคือองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กร การพัฒนาศักยภาพพนักงานให้พร้อมเติบโตในเส้นทางอาชีพ (Career Path) รวมถึงการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างมั่นใจ มีประสิทธิภาพ เกิดประสิทธิผล เติบโตไปพร้อมกับความมั่นคงขององค์กร และการพร้อมรับความเปลี่ยนแปลงในสถานการณ์ต่าง ๆ ที่ท้าทายความสามารถของตัวเองอยู่เสมอ สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ฝึกอบรมอยู่ในห้องเรียนเท่านั้น แต่ปัจจุบันยังรวมถึงการเรียนรู้ด้วยตนเองผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งมีหลักสูตรหลากหลายที่ไม่ใช่แค่ทักษะในหน้าที่ (Hard Skill) แต่ยังครอบคลุมไปถึงทักษะในการทำงานและสื่อสารกับผู้อื่น (Soft Skill) เป็นคุณสมบัติภายใน ด้านจิตใจ สังคม หรือสิ่งที่พนักงานสนใจ ประสบการณ์จากการปฏิบัติงานจริง (On the Job Training) การเรียนรู้จากการเข้าร่วมประชุม การแลกเปลี่ยนมุมมองจากเพื่อนร่วมงานต่างหน่วยงาน การมีเครื่องมือสนับสนุนการอบรมวิชาชีพเฉพาะ หรืองานที่มีความเสี่ยง เช่น การทดสอบด้านระบบไฟฟ้า โดยให้การอบรมผ่านระบบ AR (Augmented Reality) การนำเทคโนโลยีมาผสานระหว่างโลกแห่งความเป็นจริงกับความเสมือนจริงเข้าด้วยกัน VR (Virtual Reality) คือ การจำลองภาพให้เสมือนจริงแบบ 360 องศา ทักษะต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานเหล่านี้ องค์กรต้องจัดวางแนวทางและระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อพัฒนาศักยภาพพนักงานให้ทันกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

---

ใส่ใจห่วงใยและดูแลกันตลอดไป

การเปลี่ยนสถานะจากคู่รักมาเป็นคู่ชีวิต สิ่งที่ช่วยให้อยู่ด้วยกันได้อย่างราบรื่นยาวนาน ก็คือความรัก ความห่วงใยที่มีให้กัน ชีวิตการทำงานก็ต้องการความใส่ใจดูแลเช่นกัน องค์กรควรสร้างบรรยากาศในสถานที่ทำงานให้ปลอดภัย มีความยืดหยุ่น เพื่อตอบโจทย์พนักงานที่มีช่วงวัยแตกต่างกัน หากเปรียบห้องทำงานเป็นบ้านที่ทุกคนรู้สึกสบายและไม่อึดอัด การจัดสถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่น เช่น โต๊ะและเก้าอี้เป็นแบบล้อเลื่อน ที่ยกโยกย้ายไปมาได้ตามความต้องการใช้งาน เช่น จัดประชุมเฉพาะกิจ จัดกลุ่มทำงานโปรเจกต์ ซึ่งเป็นการผสมผสานรูปแบบการทำงานใหม่ในยุคนี้ แต่จะกลายเป็นรูปแบบการทำงานปกติในยุคถัดไป

หลายคนเมื่อถึงวัยเกษียณอายุอาจกังวลว่า หากมีธุระกับองค์กรจะติดต่อกับผู้ใด การสร้างช่องทางให้สามารถติดต่อสื่อสารได้ แม้ไม่ได้อยู่ปฏิบัติงานแล้ว (People Connected) ช่วยให้รู้สึกว่าองค์กรยังคงใส่ใจและดูแลพนักงานตลอดไป ตั้งแต่วันที่เข้ามาเริ่มงานจนถึงวันที่อลูกจากองค์กรไปแล้ว เหมือนคู่ชีวิตที่ดูแลกันและกันตลอดไป สิ่งนี้สร้างความรู้สึกและประสบการณ์ที่ดีซึ่งกันและกันโดยไม่มีจุดสิ้นสุด (Employee Experience)

ประสบการณ์ที่ดีของพนักงานมาจากความประทับใจในการทำงานร่วมกันกับองค์กร ที่เกิดจากการปรับตัวและพร้อมเรียนรู้สิ่งใหม่ของพนักงาน ส่วนองค์กรมีหน้าที่สนับสนุนและส่งเสริมศักยภาพพนักงาน ด้วยการสร้างสภาพแวดล้อมและบรรยากาศในการทำงาน จัดหาเครื่องมือต่าง ๆ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้คล่องตัวและทันสมัย

ทั้งนี้ สามารถนำแนวคิดในการพัฒนางานที่มีมากมายมาประยุกต์ใช้ให้สอดคล้องกับบริบทขององค์กร ซึ่งหนึ่งในแนวคิดที่นิยมใช้ในการสร้างความแตกต่างให้องค์กร สร้างความประทับใจให้พนักงาน และขับเคลื่อนงานนวัตกรรม คือ หลัก ERRCประกอบด้วย การตั้ง 4 คำถามเพื่อนำไปสู่การพัฒนาและปรับปรุงงาน ดังนี้ 

1) Eliminate กระบวนการใดที่ไม่จำเป็นควรตัดออก

 2) Raise ทำอย่างไรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและยกระดับการให้บริการ 

3) Reduce ลดค่าใช้จ่ายและลดกระบวนการทำงานได้อย่างไรบ้าง 

4) Create ขั้นตอนการทำงานใดที่ทำให้การให้บริการดียิ่งขึ้น

เมื่อทั้งพนักงานและองค์กรต่างมีประสบการณ์ที่ดีในการใช้ชีวิต (ทำงาน) ร่วมกัน การพูดถึงองค์กรในทางที่ดี (Say) พูร้อมที่จะอยู่ร่วมปฏิบัติงานกับองค์กรนี้ต่อไป (Stay) เต็มใจที่จะทุ่มเทแรงกายแรงใจ (Serve) และเห็นภาพสำเร็จไปด้วยกัน สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นโดยที่องค์กรไม่ต้องร้องขอ เหมือนกับคู่ชีวิต เมื่ออยู่ด้วยกัน ร่วมทุกข์ร่วมสุขกันมา กลายเป็นความผูกพันที่มีให้กัน ยินดีที่จะดูแลกันและกันตลอดไป ดังนั้น ความสำเร็จที่จะเกิดขึ้นไม่ได้อยู่ที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง แต่เป็นการก้าวไปด้วยกันของพนักงานกับองค์กร โดยมีประสบการณ์ที่ดีในการทำงานนำพาไปสู่จุดหมายนั้นด้วยกัน

เรื่องโดย: พรรณทิพา อินทรัตน์